會議最長不能超過一小時！完美七原則提升開會能力及高效率

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文／金敃澈

完美會議七原則

我很久以前寫過一本書叫《我們來開會吧》。那是我的第一本書，有別於後來出版的散文，那本書徹頭徹尾都在討論「開會」這件事。我以四個專案為例，把我們團隊開會的過程重新解構，詳細記錄在那本書裡。意外的是，即便出版距今已經十一年，這本書還是有人買。偶爾我會在新人的桌上看到這本書，每次我都覺得像與小學同學重逢，高興又有些難為情，甚至有些憐惜這個一直在某處好好過著人生的朋友。

在那本書的序言中，我揭露了當時我們團隊的七個會議原則。雖然從來沒有人用文字寫下來，但大家確實都堅守著這些原則。這七個原則如下：

1. 不遲到，十點三分不是十點。

這個原則大家看得跟命一樣重要。因為大家都知道，如果表定十點的會等到十點十分才開始，就會發生骨牌效應，使接下來的會議也跟著延宕，最後勢必得留下來加班。我也認為準時開始會議代表了大家對待這場會議的態度，準時是對會議最低限度的禮貌。

2. 毫無想法進會議室是無罪的，但不帶著清醒的頭腦進會議室就有罪。

你可能以為開會時帶著一籮筐的點子進會議室，就會受組長青睞，其實並非如此。比起十個陳腔濫調的點子，更需要一個新穎的創意。不過我還是要勸大家，拋開那種一定要帶著創新的點子進會議室的強迫觀念吧。其實只要帶著一顆清醒的頭腦進會議室，好好聆聽別人的想法，對會議更有幫助。

3. 別人在說明想法時要敞開心胸，即使是實習生的想法也藏著無限可能。

這就是朴雄賢組長主持的會議與其他會議最大不同之處—他不會為想法區分階級，部長的想法跟實習生的想法地位相同。當然，部長的想法成功率確實比較高，但如果實習生的想法有可取之處，組長也一定會保留。因此我們團隊的實習生經常能帶著滿足的心情下班。

4. 多說話。唯有批評、爭論與討論，才能讓會議像個會議。

這一點非常重要，我甚至在之前的書中單獨為它寫了一個篇章。組長老是說：「大家的薪資高低，應該要用開會時說話的分量來排序。」每次聽到他這樣說，我都心想：「那我的薪資應該要是我們組最高的……」只可惜，組長的這個主張始終沒有實現，我的年薪就是證明。

可惜，真是可惜。

5. 會議室裡人人平等

沒有人能倖免於批判，甚至是對組長也要公正不阿。提出意見的人是誰並不重要，重要的是他說了什麼。

即使是組長提的意見，只要不同意就可以反駁。既然連組長都是這種待遇，其他組員會如何對待彼此的點子，我就不需多說了吧？

雖然我們會無情地批評彼此提出的點子，但在這樣的過程中，不會有人因此意志消沉。就算有點傷自尊心，大家還是很豁達。因為我們都同意，為了好的會議結果，遭受一點批評是無可避免的。

6. 會議最長不能超過一小時。

這也是朴雄賢組長的過人之處。無論我們丟了再多亂七八糟的點子到組長面前，他都有辦法從中開出一條路。最驚奇的是，他總能在一小時內完成。其實我們為了不讓會議超過一小時，開會時都很認真傾聽每個人的想法、認真思考、認真給意見。也因為如此專注，所以一小時就是大家的體力極限了。

7. 走進會議室時或許腦袋空空，但離開時必須認清該做的事，這是對下次會議的基本禮儀。

開會結束後，就是發揮團隊合作的時候了！即使沒有人下令，大家也會自主歸納出下次開會前該做的事。因為下次開會碰面時，事情就該要有明顯的進度。打個比方，上次開會時進度是到兩百五十頁，下次開會時卻常常直接跳到三百五十頁開始。這就是因為大家都很清楚自己該做什麼，也很認真地去完成。這也是朴雄賢組長在我的書出版後跟我說，他認為這一條是最重要的原則。

我成為組長後才領悟到，工作時要堅守這七條原則真的有夠難。要營造讓大家多發言的氣氛需要很多努力、不帶想法進會議室也需要很大的膽子。最重要的是，開會不能超過一小時，這個目標對我這種菜鳥組長來說就像喜馬拉雅山一樣高不可攀。當然隨著時間過去，我的開會能力也逐漸提升。

我在寫那本書時是七年資歷的廣告文案，現在則是邁入第七年的組長。既然有這麼長的工作資歷，現在是不是能在這裡面再加上一條我認為不錯的會議原則呢？因為關於一場好的會議，組長金敃澈也有些話想說。

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